Loại máy tính nào tốt nhất để xài Excel nhiều dòng?

Chiếc máy tính nào là tốt nhất hiện nay để xử lý hàng tá file Excel với hàng trăm nghìn dòng?
Trả lời bởi: Brad Yundt, một kĩ sư cơ khí cuồng Excel.

Khả năng xử lí công việc với Excel của bạn sẽ được cải thiện nhiều nếu bạn là một người sử dụng Excel thông minh hơn là một người mua máy tính sáng suốt. Sau đây là một vài lưu ý để xài Excel tốt hơn.
___________

Kể cả bạn sử dụng chiếc máy tính xịn sò nhất quả đất đi nữa nhé, nếu bạn cài bản 32-bit thì chỉ được xài tối đa là 4GB RAM mà thôi. Ngược lại, bản 64-bit thì thoải mái hơn, muốn bao nhiêu có bấy nhiêu (lên đến cỡ 8TB ấy), và rõ ràng là xử lí được những file lớn hơn rồi. Thế nên là, lúc cài đặt nhớ đừng có nhắm mắt đưa tay mà phải chọn bản 64 đã.

Loại máy tính nào tốt nhất để xài Excel nhiều dòng?
Loại máy tính nào tốt nhất để xài Excel nhiều dòng?

Nếu bạn đang làm thao tác tìm kiếm đối chiếu (1) trong các bảng tính, hãy chắc chắn rằng mình đang xài bản Office 2016 subscription(2). Những người sử dụng theo kiểu này được update thông tin mới hàng tháng (với người dùng cá nhân), 6 tháng một lần (tổ chức). Còn người mua bản quyền trọn gói thì chẳng được gì.
Và đoán xem? Điều vừa được công bố tháng vừa rồi là sự cải tiến thuật toán của VLOOKUP và MATCH. Cụ thể, lần đầu tiên bạn tiến hành tìm kiếm đối chiếu tuyệt đối (exact match), Excel “index” (3) bảng tham chiếu đó. Từ các lần tiếp theo, Excel sẽ tìm kiếm xoành xoạch – hàng triệu dòng chỉ trong vài giây. Những Office Insider (4) được hưởng chức năng này trước, còn người khác thì chờ vài tháng nữa nhé.

Trong trường hợp bạn không chờ được và muốn cải thiện hiệu suất ngay, cụ thể là việc tìm kiếm đối chiếu, hãy dùng tìm kiếm xấp xỉ (approximate match). Nó sử dụng kiểu tìm kiếm nhị phân (binary search), nhanh hơn hàng ngàn lần tìm kiếm tuần tự (linear search) trong một bảng không được index.
VD:
=IF(VLOOKUP(A2,Sheet2!$A:$A,1)<>A2,”NA”,VLOOKUP(A2,Sheet2!$A:$D,2))

Khi bạn định nối hai hoặc nhiều bảng với nhau, hãy học cách sử dụng các chức năng thuộc thẻ Data, nhóm Get and Transform. Nó thực hiện ghép nổi nhanh hơn việc sử dụng công thức nhiều.

Đối với tính tổng, PivotTable hoặc PowerPivot là những lựa chọn đáng giá. Vừa nhanh vừa tiện, không cần hàm đâu!

Về các bảng tính, nhiều dữ liệu trong một bảng lớn sẽ làm Excel chậm hơn rất nhiều. Đưa từ Table về Range, sử dụng các giá trị thay vì công thức (5) sẽ cải thiện hiệu suất.

Những hàm động như OFFSET, INDIRECT, RAND, RANDBETWEEN, TODAY, NOW…) sẽ tự động tính toán lại mỗi khi có giá trị thay đổi trong bất kì sổ tính mở nào. Trong một sổ tính nhỏ thì không sao, nhưng mà thử cỡ trăm ngàn dòng như vậy xem. Mỗi lần ấn Enter là một lần delay đến phát cáu. Có nhiều cách xây dựng công thức mà? Sử dụng chúng thông minh vào nhé.

Định dạng theo điều kiện (Conditional formatting) cũng làm chậm sổ tính, đặc biệt là định dạng theo công thức. Trong sổ tính lớn, hãy hạn chế hoặc học cách xài VBA để định dạng.

Nếu bảng của bạn không dùng hết số dòng trong một trang tính, đừng bới thêm ra bằng các hàm. Một số hàm như SUMIF hay COUNTIF đủ thông minh để chỉ tính trong vùng. Nhưng mà mấy công thức mảng thì ngu dốt và nhiệt tình đến độ kiểm tra đủ 1.048.576 dòng nếu bạn không biết giới hạn.
_________
Dù sao thì, hiện nay tôi đang chạy Office 2016 bằng máy ảo trên chiếc Macbook Pro. Nó chậm như rùa khi mà so sánh với những chiếc laptop khác chạy Excel trong Windows. Cơ mà tôi vẫn rất hạnh phúc khi ngồi trên lưng con rùa này viết code VBA và giúp người khác “tăng tốc” cho “con rùa” của họ.

Độ thông thạo của bạn đối với Excel được thể hiện mỗi khi bạn đặt ra vấn đề để xử lí, hơn là việc dựa vào tốc độ của chiếc máy tính. Khi tôi làm tư vấn để giải quyết những file bị chậm của người khác, tôi thường đặt mục tiêu sẽ khiến nó nhanh hơn gấp 10. Và không bất ngờ lắm khi nó còn có thể tốt gấp trăm, ngàn lần.

Nếu bạn vẫn khăng khăng muốn một chiếc máy xịn sò nhất, hãy tìm kiếm một chiếc có ít nhất CPU I7 hoặc I9, 16GB RAM, 128GB SSD, màn 15 inch. Trong trường hợp bạn ít khi phải di chuyển, laptop gaming màn 17 inch sẽ là lựa chọn tốt. Còn nếu bạn phải di chuyển nhiều, hãy kiếm một chiếc như MacPro 15 inch, cùng hiệu năng, nhưng chạy windows. Một lựa chọn tuyệt vời đấy.

Còn nếu chỉ dùng laptop  để chơi facebook tải cài zalo PC, thì quá đơn giản 😀

_________
Chú thích:
(1) Thao tác lookup, bạn sử dụng giá trị để tìm kiếm sau đó sẽ trả về giá trị tương ứng theo điều kiện.
(2) Gia hạn theo thời gian (tháng, năm) để sử dụng sản phẩm. Đại khái có phần ngược với Perpetual license users – xài vĩnh viễn.
(3) Index là một dạng cấu trúc dữ liệu, trong đó chứa giá trị của một trường nhất định trong một bảng dữ liệu, đồng thời trỏ đến row dữ liệu tương ứng. https://viblo.asia/p/tim-hieu-ve-database-index-3wjAM7VgRmWe?fbclid=IwAR3_cdoCVQzmLparmPNT4FARBwUeJ4IZNAGlE6h6MyV8WbrRKqyYXHwEi7c

(4) Những người tham gia chương trình trở thành thành viên trong cộng đồng, được kiểm thử những tính năng mới.
(5) VD như bạn có 1 bảng mà dòng cuối là SUM(A:Z), kết quả là 10. Cứ thế để nguyên sẽ khiến file nặng hơn. Thay vào đấy ta chỉ lấy giá trị là 10 thôi còn xóa công thức đi cho nhẹ.

Loại máy tính nào tốt nhất để xài Excel nhiều dòng?
Cảm ơn bài viết

Hỏi nhanh - Đáp gọn

Bạn cần ghi rõ tên và Email để Admin gửi câu trả lời!
Emai của bạn sẽ được bảo mật!